Zum wo und wie der Geschäftsbriefangaben

29. Juni 2014 | Von | Kategorie: Aktuelles, News, Sonderbeitrag

Dass das Briefpapier z.B. im Fall einer GmbH mit bestimmten Angaben zu Sitz, Geschäftsführung, Registerangaben etc. zu versehen ist, ist meistens bekannt. Doch die sog. „Geschäftsbriefangaben“ sind nicht nur dort verpflichtend. Die Angabepflicht erfasst Geschäftsbriefe egal in welcher Form, z.B. auch E-Mails. Lesen Sie hier, welche Korrespondenz zwingend Geschäftsbriefangaben enthalten muss und wie diese Angaben richtigerweise auszusehen haben.

 

Wo sind Geschäftsbriefangaben erforderlich?

Das Gesetz spricht von einer Angabepflicht bei „Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form“, d.h. bei per Telefax übermittelten Schreiben, E-Mails, Postkarten, Geschäftsrundschreiben, gleichförmigen Kaufangeboten, Preislisten, formularmäßigen Mitteilungen wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen und Quittungen, Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen, zum Beispiel Kündigungen, Bestellscheinen etc. Demgegenüber besteht keine Angabepflicht bei Mitteilungen an die Gesellschafter untereinander sowie bei Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis, beispielsweise Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitschriftenanzeigen.

Welche Angaben sind zu machen?

Anzugeben ist jeweils die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,- die Rechtsform der Gesellschaft (oHG, KG, GmbH, AG) beziehungsweise den die Kaufmannseigenschaft kennzeichnenden Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e.K., e.Kfm., e.Kfr. das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer.

Welche Angaben im Fall der GmbH oder GmbH § Co KG

Test GmbH
(Beispielstraße 123) – optional
12345 Musterstadt
AG Musterstadt – HRB 1234
Geschäftsführer: Hans Test

Test GmbH & Co. KG
(Beispielstraße 123) – optional
12345 Musterstadt

Vertretungsberechtigt:
Test Verwaltungs GmbH

AG Musterstadt – HRB 1234
Geschäftsführer: Hans Test

Angaben bei Ltd. mit deutscher Zweigniederlassung

Hier ist der vollständige Firmenname – so wie dieser eingetragen ist – wiederzugeben und Sitz, Register und Nummer der inländischen Zweigniederlassung (vollständige Adresse), sowie Sitz, Register und Nummer der ausländischen Gesellschaft, (vollständige Adresse des registered office). Zudem ist der Rechtsformzusatz (Limited oder Ltd.) und der Vor- und Zuname der Geschäftsführer zwingend mitzuteilen.

Fazit: Sollte einmal Unsicherheit darüber bestehen, ob die Geschäftsbriefangaben bei einer bestimmten Korrespondenz zwingend sind oder nicht, ist im Zweifel einmal mehr besser als einmal zu wenig. Wer auf Geschäftsbriefen nicht die erforderlichen Angaben macht, kann hierzu vom Registergericht durch Festsetzung eines Zwangsgeldes von bis zu 5.000 Euro angehalten werden. Lassen Sie sich in Zweifelsfällen beraten, ebenso, wenn es Fragen zur richtigen Gestaltung gibt.

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